Ihre Aufgaben

Das Gemeindebüro ist die zentrale Anlaufstelle der Kirchengemeinde für Gemeindeglieder, Ehrenamtliche, Mitarbeitende und externe Ansprechpartner*innen. Durch die Fusion der Bramfelder Kirchengemeinden arbeitet ein Team aus zwei Sekretär*innen an zwei Standorten und mit einer Verwaltungsleitung zusammen, das die anfallenden Aufgaben gemeinsam verantwortet, im Team abstimmt und untereinander aufteilt.

Zu den Aufgaben, die die beiden Sekretäri*nnen gemeinsam wahrnehmen und untereinander aufteilen, gehören insbesondere:

• Durchführung der Büro- und Telefonsprechzeiten sowie Erteilung allgemeiner Auskünfte
• Bearbeitung von Amtshandlungen (Taufe, Konfirmation, Trauung, Bestattung) und Pflege der Gemeindedaten mit KiRa 
• Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs einschließlich Weiterleitung, Sortierung und Erstkommunikation
• Bearbeitung von Rechnungen und Verwaltungsangelegenheiten mit der kirchlichen Finanzsoftware BC
• Organisation und Vergabe von Gemeinderäumen und Gemeindebus einschließlich Vertragswesen
• Koordination und Organisation der Küsterdienste
• Pflege von Terminen, Ressourcen und Daten in ChurchTools 
• Erstellung von Abkündigungen für Gottesdienste
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Newsletter, Plakate, Geburtstagsbriefe und weitere Informationsmedien 
• Enge Zusammenarbeit mit Pastor*innen, Mitarbeitenden, Ehrenamtlichen sowie den Gremien der Kirchengemeinde
• Gegenseitige Vertretung und vertrauensvolle Zusammenarbeit im Sekretariatsteam

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen Erfahrung in Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben mit
• Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse der Programme KiRa, BC und ChurchTools oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
• Teamfähigkeit, Verlässlichkeit und eine hohe Serviceorientierung sind Ihnen ebenso wichtig wie uns
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst 
• Sie verfügen über eine sichere Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Sie begegnen Menschen freundlich, wertschätzend und diskret 
• Sie haben Freude an der Arbeit in einer lebendigen Kirchengemeinde

Wir bieten